La gestion commerciale Sage ligne 100 permet divers modes de gestion des stocks de marchandises, et notamment un suivi de stock sérialisé, permettant d'identifier individuellement chaque instance d'un article pour une traçabilité optimale.
Dans certaines situations, le numéro de série d'un article, pourtant existant, n'est pas accessible de son entrée en stock, mais seulement par la suite, par exemple lors d'un déballage qui ne peut être effectué à l'avance. Or la gestion commerciale ligne 100 ne permet pas de saisir le numéro de saisie en différé lors d'une opération ultérieure, mais nécessite la saisie dès l'entrée en magasin. Une solution existe pourtant.
Quand peut se produire une sérialisation différée
Certains articles, par exemple dans le secteur électronique, sont conditionnés dans des emballages scellés, et l'emballage extérieur ne reprend pas toujours les numéros de série, qui ne sont accessibles qu'une fois le scellement brisé.
Dans certains cas, l'ouverture d'un scellement (par
exemple étui + blister) peut modifier la valeur du
produit, ou déclencher une péremption.
Le numéro de série n'est alors accessible
qu'au moment de l'ouverture du scellement, par exemple
lors d'une opération de fabrication dans laquelle
l'article est intégré avec d'autres pour
construire un produit fini nomenclaturé comme
fabrication. Mais ce même produit peut
être revendu en l'état comme marchandise au
lieu d'être intégré comme matière
première, et dans ce cas son emballage doit être
intact, au moins jusqu'à la présentation
au client.
L'entreprise est alors confrontée à un ensemble d'approches toutes problématiques:
- si tous les article de cette référence sont descellés à l'entrée en stock, il peuvent être saisis en stock sans problème et bénéficier du suivi sérialisé. Mais ils ne peuvent plus être revendus en l'état sans une moins-value, diminuant l'agilité commerciale de l'entreprise
- si les articles ne sont pas descellés à l'entrée en stock, il est impossible de les saisir en suivi sérialisé lors de leur entrée en stock, et de les sérialiser lors de l'utilisation comme matières premières. L'entreprise doit alors se limiter à des traçabilités moins précises, en volume et valeur (FIFO, LIFO, CMUP) au lieu d'être à l'unité, ou bien recourir à une extension tierce
- si l'entreprise crée deux références pour l'article, un pour les exemplaires destinés à la vente en l'état, suivi en volume et valeur, et un autre pour les exemplaires pouvant être ouverts, elle diminue sa capacité à exploiter l'intégralité de ses stocks du fait des niveaux minimum sur chaque type d'article, et doit transformer l'article non sérialisé en sérialise de l'autre référence à chaque fabrication.
Sérialiser en différé dans la gestion commerciale 100
La gestion commerciale 100 dispose d'un mécanisme permettant de contourner le problème, par le biais des nomenclatures, de type commercial ou fabrication.
Il s'agit d'une variante du principe des deux références pour un même article. L'entreprise va bien créer deux références, mais au lieu d'avoir deux références avec leurs propriétés recopiées, la seconde sera une référence d'article à nomenclature.
Avec une nomenclature commerciale
Les nomenclatures "commerciales" de la gestion commerciale ligne 100, qui sont en quelque sorte des "enveloppes" ont comme caractéristique de ne pas supporter de suivi de stock en propre, mais de pouvoir incorporer des articles disposant d'un suivi, y compris sérialisé.
L'article interne, avec son suivi de stock sérialisé est inséré dans la nomenclature comme seul composant, avec une quantité typique de 1.
A l'entrée des marchandises en stock, elles sont saisies sous la forme de l'article nomenclaturé.
A la mise en fabrication, l'insertion d'une quantité négative de l'article nomenclaturé sur le bon de fabrication provoque automatiquement la proposition par la gestion commerciale 100 d'insérer une quantité équivalente de l'article interne, et la saisie des numéros de série de ces articles, représentative du descellement des emballages mettant au jour les numéros de série des articles internes.
A partir de là, le suivi de stock peut se poursuivre normalement avec les articles internes et leurs numéros de série.
Avec une nomenclature de fabrication
Les nomenclatures "fabrication" de la gestion commerciale ligne 100, qui représentent l'intégration d'articles , et dans le cas présent typiquement la différence entre l'article et son emballage, permettent, eux un suivi de stock en propre, y compris sérialisé.
Comme précédemment, l'article interne, avec son suivi de stock sérialisé est inséré dans la nomenclature comme seul composant, avec une quantité typiquede 1. Cette fois, en revanche, un étiquetage sérialisé propre à l'entreprise, est généré à partir d'une suite de numéros à usage unique (rouleaux de numéros de série, générateur programmé de numéros), et apposé sur l'emballage externe.
A l'entrée des marchandises en stock, elles sont saisies comme précédemment sous la forme de l'article nomenclaturé.
A la mise en fabrication, l'insertion d'une quantité négative de l'article nomenclaturé sur le bon de fabrication provoque automatiquement la proposition par la gestion commerciale 100 d'insérer une quantité équivalente de l'article interne, et la saisie des numéros de série de ces articles internes, représentative du descellement des emballages mettant au jour les numéros de série des articles internes, et la suppression des stocks des articles externes, représentatives de la destruction des emballages.
A partir de là, le suivi de stock peut se poursuivre normalement avec les articles internes et leurs numéros de série.
La limitation de ce procédé réside dans le fait que l'apposition des numéros de série article extérieur représente une étape de traitement supplémentaire, même si elle peut être assez légère grâce à l'utilisation de codes à barres. L'avantage est en revanche une traçabilité maximale est un maintien de l'intégrité des emballages:
- lorsqu'un article est revendu en l'état, scellé, le client dispose du numéro de série figurant sur l'emballage, permettant un contrôle des retours complet sur la base de ces numéros
- lorsqu'un article est utilisé en fabrication, l'entreprise dispose du numéro de série d'origine pour remonter aux informations constructeur.
Dans cette approche, l'utilisation facultative d'une double série d'étiquettes sérialisées permet en outre de sérialiser les bons de livraison fournisseur ne reprenant pas eux-mêmes les informations de numéro de série. Pour chaque article entrant en stock, une étiquette d'un numéro est apposée sur l'emballage et l'autre du même numéro au verso du bon de livraison fournisseur, ou sur des feuilles complémentaires le cas échéant.
